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FAQ

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Première connexion maYam

L’application maYam est accessible depuis n’importe quel support (ordinateur, smartphone, tablette…) via un navigateur web.

Si vous êtes client maYam, votre magasin a déjà un espace maYam dédié.


Pour ajouter un utilisateur :

  • Transmettre à l’équipe maYam une adresse e-mail valide.
  • Se rendre sur sa boite e-mail et noter le mot de passe créé automatiquement.
  • Cliquer sur le bouton bleu “Me connecter” (ou aller sur https://admin.mayam.io).
  • Renseigner l’adresse e-mail et le mot de passe reçu (ou sur https://admin.mayam.io/auth/signin).
  • Cliquer sur “Connexion”.



Pensez à changer tout de suite le mot de passe.

Comment changer le mot de passe ?

Traçabilités

Comment réaliser une traçabilité ? - Version application mobile maYam -

Comment réaliser une traçabilité ? - Version APK maYam -

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Comment accéder à mon carnet de traçabilité ?

Sur le tableau de bord :

  • Cliquer sur le raccourci “Carnet de traçabilités“.

OU

  • Menu principal // Carnet de traçabilités

Comment exporter mes traçabilités ?

Menu principal // Carnet de traçabilités

  • Cliquer sur :    ,
  • Cliquer sur “Exporter…“.

Comment modifier une traçabilité ?

Menu principal // Carnet de traçabilités

  • A droite de la traçabilité que l’on souhaite modifier, cliquer sur “Modifier”

(nb : bouton accessible uniquement en connexion sur ordinateur, pas sur smartphone)

  • Modifier le ou les champs souhaités (excepté la photo que l’on ne peut pas modifier), et cliquer sur “Enregistrer”

Comment recevoir de nouvelles étiquettes de traçabilité ?

Il vous suffit d’envoyer votre demande par mail à team@vracoop.fr, en y indiquant :

  • Vos coordonnées
  • Le nombre d’étiquettes QR souhaitées

Il n’y aura pas de frais supplémentaires si le nombre d’étiquettes silos total ne dépasse pas votre palier de départ.

Sinon, votre forfait mensuel sera automatiquement mis à jour.

Produits

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Comment ajouter un produit dans mon espace magasin ?

Menu principal // Produits

  • Cliquer sur “Ajouter un produit“,
  • Renseigner le GTIN/EAN du produit ou le nom du produit,
  • Cliquer sur “Rechercher“,

          -> Si le produit est identifié dans maYam, cliquer sur “Ajouter”,

          -> Si le produit n’est pas reconnu, vous pouvez le proposer. Il sera soumis à validation

  • Indiquer le nom et le code PLU du produit spécifique au magasin,
  • Cliquer sur “Enregistrer“.

Comment voir mes produits ?

Menu principal // Produits

Comment signaler une erreur sur une fiche produit ?

Si vous constatez une erreur, envoyez un mail à support@mayam.io avec le descriptif de l’erreur ainsi que les corrections à apporter.

Nous corrigerons l’erreur au plus vite.

Dispositifs de distribution

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Comment ajouter un nouveau dispositif de distribution ?

Un dispositif de distribution se crée lors de l’enregistrement de chaque première traçabilité associée.

Voici donc les étapes :

  • Coller une nouvelle étiquette QR Silo sur votre dispositif,
  • Se connecter à l’appli maYam,
  • Cliquer sur“,
  • Scanner l’étiquette pour débuter la traçabilité,
  • Nommer le nouveau dispositif identifié (ex : Silo1, Bac4, …), le nom doit être unique,
  • Terminer normalement votre traçabilité.

Comment réaliser une traçabilité ?

Le dispositif de distribution est créé, ainsi que la traçabilité du produit qu’il contient.

Comment voir mes dispositifs de distribution ?

Menu // Dispositifs de distribution

Onglet “Liste” : liste des produits avec les infos suivantes :

 

  • Nom : nom du dispositif de distribution,
  • Code : code du dispositif de distribution,
  • Lien : correspond au scan du QR silo collé à ce dispositif de distribution = fiche info du produit intégré au silo et tracé.

 

Onglet “Date courte” : liste des produits avec les détails suivant :

 

  • Silo : nom du dispositif de distribution,
  • Code : code du dispositif de distribution,
  • Traçabilité : date de la traçabilité,
  • DDM : date de durabilité minimale,
  • Expiration : info d’expiration de la DDM.

Les lignes rouges indiquent les DDM dépassés.

Comment modifier le nom de mes dispositifs de distribution ?

Menu principal // Dispositif de distribution 

  • Cliquer sur le bouton “Modifier” de la ligne à corriger,
  • Modifier le nom,
  • Enregistrer.

Comment voir les dates courtes de mes produits ?

Menu principal // Dispositif de distribution

  • Cliquer sur l’onglet “Dates Courtes“,

Les lignes seront surlignées :

  • Jaune : 10 jours avant la date limite de consommation,
  • Rouge clair : 3 jours avant la date limite de consommation,
  • Rouge : Date limite de consommation dépassée.

Si une ligne apparaît rouge, il est alors urgent de :

  • Sortir les produits de votre rayonnage,

OU

  • Corriger la traçabilité s’il s’agit d’une erreur de date.

 

Si aucune DDM n’est renseignée lors de la traçabilité, la date du 01/01/1970 sera alors renseignée automatiquement.

Ainsi il est impératif de renseigner la DDM afin que le futur client n’en trouve pas une dépassée en voulant acheter son produit.

Borne d’ajout de contenant

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Comment utiliser l'imprimante ?

Une fois le ruban encreur et le rouleau d’étiquettes en place, ainsi que le rouleau placé en mode décollage, vous pouvez utiliser l’imprimante.

  • Brancher le câble d’alimentation à l’imprimante,
  • Allumer l’imprimante grâce au commutateur sur son flanc gauche,
    • Si le voyant est vert fixe, alors l’imprimante est prête à l’emploi,
    • Si le voyant est vert clignotant, alors appuyer sur le bouton d’alimentation afin de sortir une étiquette jusqu’à ce que le voyant devienne vert fixe,
  • Connecter l’imprimante à la balance avec le câble fourni,
  • Placer le contenant sur la balance et patienter quelques secondes,
  • L’imprimante imprime l’étiquette avec le QR code à coller sur le contenant.

Comment ouvrir/fermer l'imprimante ?

  • Pour ouvrir l’imprimante, amener vers soi les deux boutons bleus latéraux simultanément puis ouvrir le capot.

  • Pour refermer l’imprimante, appuyer sur le loquet de blocage du capot supérieur, vers le centre de l’imprimante. Faites descendre délicatement le capot supérieur, vers la base de l’imprimante. Appuyer sur les deux côtés jusqu’à ce que le capot s’enclenche.

Comment identifier/réparer un bourrage d'étiquettes ?

Un bourrage peut arriver quand des étiquettes se décollent du support et viennent s’assembler à l’intérieur de l’imprimante.

Comment identifier un bourrage ?

Si l’impression s’arrête et le voyant s’allume en orange ou en rouge, il peut s’agir d’un bourrage du support.

Comment réparer un bourrage ?

Débrancher les câbles d’alimentation et d’interface. Utiliser une pince à épiler pour retirer les bouts de papier dans l’ouverture du cutter.

Comment changer le ruban encreur ?

  • Ouvrir l’imprimante et enfiler le ruban dans la fente sous les mandrins d’alimentation.

Faire glisser le rouleau de ruban contre l’axe rouleau de droite. Pousser l’axe de droite vers l’intérieur et faire basculer le côté gauche du rouleau de ruban vers l’axe du rouleau de gauche. Faire tourner le rouleau de ruban sur l’axe de gauche jusqu’à ce que les encoches de la bobine du rouleau de ruban soient verrouillées sur le mandrin.

  • Placer une bobine de ruban vide sur les mandrins récupérateurs de l’imprimante. Faire tourner la bobine de ruban jusqu’à ce que les encoches s’alignent et d’adaptent au côté gauche de l’embout d’alimentation.

Trouver la première bobine de récupération de ruban dans le carton d’emballage. Par la suite, utiliser la bobine d’alimentation vide pour récupérer le rouleau suivant.

  • Tirer l’amorce du ruban du rouleau au-dessous du support de ruban. La fixer avec la bande adhésive sur la bobine vide sur le mandrin récupérateur. Centrer le ruban sur la bobine.

Faire tourner la molette sur le côté gauche du support à côté de l’axe du rouleau jusqu’à ce que le ruban soit tiré et tendu sur la tête d’impression.

S’assurer que le papier est chargé et prêt pour l’impression, puis refermez le capot de l’imprimante.

Comment changer le rouleau d'étiquettes ?

  • Ouvrir l’imprimante. Tirer les leviers des loquets de blocage vers l’avant de l’imprimante. Vérifier la bobine du rouleau de papier et régler au besoin les supports de rouleau.

Ouvrir les guides de papier plus largement que la largeur du papier. Faire tourner la molette des guides papier vers l’arrière de l’imprimante pour écarter plus largement les guides.

  • Ouvrir les supports des rouleaux. Tirer sur les guides de papier avec votre main libre pour les ouvrir, puis placer le rouleau de papier sur les supports et relâcher les guides. Orienter le rouleau de papier de telle sorte que sa surface imprimable soit dirigée vers le haut lorsqu’elle passe sur le contre-rouleau (d’entraînement).

  • Tirer sur le papier pour en dérouler une longueur à l’avant de l’imprimante. S’assurer que le rouleau tourne librement. Le rouleau ne doit pas être posé au fond du compartiment papier. S’assurer que la surface imprimable du papier est orientée vers le haut.

Pousser le papier sous les deux guides de papier.

  • Ajuster les guides de papier de telle sorte que les deux côtés du papier touchent l’intérieur des guides. Faire tourner la molette des guides papier vers l’avant de l’imprimante pour resserrer les guides.

  • Refermer l’imprimante. Pour abaisser le couvercle supérieur, commencer par appuyer sur le loquet de blocage du couvercle supérieur, vers le centre de l’imprimante. Faire descendre délicatement le couvercle supérieur vers la base de l’imprimante. Appuyer sur les deux côtés jusqu’à ce que le couvercle s’enclenche (déclic).

Comment recalibrer l'impression ?

  • S’assurer que les étiquettes sont bien “coincées” entre les guides papiers,

  • Bien tirer la languette (sans étiquettes) en sortie de l’imprimante pour bien tendre le papier,

Calibrage manuel

Un calibrage manuel est recommandé lorsque vous utilisez du papier préimprimé ou si le calibrage automatique de l’imprimante ne s’effectue pas correctement.

  • S’assurer que le papier est chargé.
  • Mettre l’imprimante sous tension.
  • Appuyer sur la touche Avance (Feed) et la maintenir enfoncée jusqu’à ce que le voyant d’état vert clignote une fois, puis deux fois, puis continue jusqu’au groupe de sept clignotements. Relâcher la touche Avance (Feed).
  • L’imprimante configure la cellule de détection de papier pour le support d’étiquettes
    utilisé. Une fois ce réglage effectué, le rouleau avance automatiquement jusqu’à ce qu’une
    étiquette soit positionnée sur la tête d’impression. Un profil des paramètres de la cellule de
    détection de papier (semblable à l’exemple ci-dessous) s’imprime. Lorsque cette opération
    est terminée, les nouveaux paramètres sont mémorisés et l’imprimante est prête à être
    utilisée.

  • Appuyer sur la touche Avance (Feed). Une étiquette vierge est introduite dans son
    intégralité. Si cela ne se produit pas, essayer de rétablir les paramètres par défaut
    (reportez-vous à la séquence de quatre clignotements à la section « Modes de la touche
    Avance », plus loin dans le chapitre) et de calibrer de nouveau l’imprimante.
    Remarque • L’exécution d’un calibrage manuel désactive la fonction de calibrage
    automatique. Pour revenir au calibrage automatique, rétablir les paramètres par défaut de
    l’imprimante (se reporter à la séquence de quatre clignotements à la section.

Comment imprimer en mode décollage d'étiquettes ?

  • Décoller les étiquettes exposées du support (étiquettes test).

  • Soulever le support au-dessus de la partie supérieure de l’imprimante et ouvrir la porte de distribution.

  • Insérer le support d’étiquettes entre la porte de distribution et le corps de l’imprimante.

  • Refermer la porte du distributeur.

  • Appuyer sur la touche Avance (Feed) pour faire avancer le papier.

Comment remettre la balance à zéro ?

Sur l’afficheur de la balance appuyer sur le bouton “0”.

La balance se remettra alors à zéro.

Communiquer

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Pourquoi maYam ?

maYam est une application métier permettant la gestion de votre rayon vrac en 3 fonctions principales :

1. Carnet de traçabilité numérique

La traçabilité des produits vrac est obligatoire. D’après le règlement n°…., tout magasin doit être en mesure de justifier les entrées et sorties de stocks de ses produits vrac, en indiquant les information obligatoires comme les numéros de lots associés, les DDM, l’origine, etc. Avec maYam, ces données sont :

  • centralisées
  • clairement identifiées
  • accessibles simplement et rapidement

–> En cas de contrôle sanitaire de la DGCCRF, vous serez en mesure de retracer et transmettre sereinement tous les flux de marchandises issues de vos dispositifs de distribution

2. Outil d’aide à la gestion de votre rayon vrac


Grâce aux fonctionnalités complémentaires, maYam est un véritable système de gestion optimisée de votre rayon vrac et permet de :

  • Anticiper la rotation de vos produits en fonction des DDM ou DLC,
  • Prévoir des opérations commerciales en cas de dates courtes,
  • Effectuer les sorties de produits en cas de date dépassées,
  • Prévoir les dates de nettoyage de vos silos, grâce à des notifications dédiées,
  • Transmettre les informations produit au consommateur,
  • Delivrer et certifier les infos produits par le fournisseur,
  • Mettre à jour les données de traçabilité par le magasin (dlc, ddm…).

3. Information produit destinée au consommateur

maYam délivre les informations produits transmises et certifiées par le fournisseur :

– Nom

– composition

– allergènes

– conseils de préparation


Le consommateur y trouve également toutes les données de traçabilité du produit mises à jour par le magasin :

– Numéro de lot

– DDM

– origine

Ces informations correspondent à toutes les données que l’on retrouve sur les produits avec emballage.

Avec maYam, le consommateur accède à ces informations via un simple scan de QR Code depuis son smatphone. Ce QR Code est accessible en magasin (sur le silo ou bac du produit) ou sur le contenant du client, qui peut donc emporter toutes les informations chez lui !

Pour aller plus loin

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Comprendre les QR Codes

Un QR Code est une porte d’entrée rapide vers une information plus détaillée.
Un QR code est lisible via la fonction téléphone d’un smartphone ou d’une tablette, en un simple “scan”.

QR Code silo

Le QR Silo est créé, imprimé et fourni par l’équipe maYam.

Il a 2 fonctionnalités :

  • Traçabilité : 

Pour le magasin

  • Information produit :

Pour le consommateur

Vracoop envoie au magasin une étiquette permanente pour chaque silo et bac concerné.
Cette dernière est à apposer par le magasin sur la partie visible du silo ou bac (visible du client).
Au moment du premier étiquetage le QR code est «vide » et ne délivre aucune information.
C’est lors de la première traçabilité validée, que l’information produit sera accessible.
Le QR code peut être scanné via un téléphone (sans application spécifique) et délivre toutes les informations liées au produit (composition, consommation, etc.), à la marque, ainsi que des idées recettes associées.

QR Code contenant

Le QR Contenant permet de délivrer 2 types d’information :

  • l’information de poids du contenant (tare),
  • l’information produit complète : nom, origine, DDM, etc…

Ces informations seront visibles par le client sur maYam, elles sont dynamiques et se mettront à jour en fonction de chaque pesée et/ou achat.

 

 

QR Code logistique

 

Si vous vos fournisseurs sont partenaires maYam, ils utilisent les QR Code Logistique :
Ce QR est créé par les marques ou les fournisseurs. Il sera scanné par le magasin pour réaliser la traçabilité.

Le QR logistique détient les données suivantes :

  • GTIN
  • Nom du produit
  • Poids
  • Origine (optionnel)
  • Numéro de lot
  • DDM

Comment soumettre un nouveau fournisseur ?

MaYam est une base de données regroupant l’ensemble des informations produits vrac et de leurs fournisseurs nationaux.

Si toutefois l’un de vos fournisseurs n’y apparait pas, il vous est possible de le proposer. Voici les étapes à suivre :


Menu Principal // Fournisseurs

  • Cliquer sur “Ajouter un fournisseur“.
  • Renseigner le nom du fournisseur et les autres informations si nécessaire. Si l’un de vos fournisseur n’apparaît pas dans la base maYam, il est possible de créer sa fiche puis de la soumettre pour validation,
  • Cliquer sur “Suivant“.
  • Renseigner l’adresse postale du fournisseur.
  • Cliquer sur “Suivant“.
  • Décrivez votre fournisseur.
  • Cliquer sur “Enregistrer“.

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Comment changer son mot de passe maYam ?

  • Cliquer sur votre avatar en haut à gauche.
  • Cliquer sur  “Modifier le compte“.
  • Dans la partie Modifier le mot de passe, renseigner l’ancien mot de passe, puis le nouveau dans les deux champs prévus.
  • Se reconnecter grâce au nouveau mot de passe.

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Présentation des fonctionnalités maYam

Tableau de bord

Contient les statistiques du magasin :

  • Nombre de dispositifs de distribution,
  • Nombre de balances,
  • Nombre de produits,
  • Nombre de traçabilité,
  • Nombre d’utilisateurs présents dans le magasin.

Menu principal

Permet d’accéder aux traçabilités, aux produits, aux dispositifs de distribution et aux balances présents dans le magasin.

Profil

Permet d’accéder à la modification de son profil, à des raccourcis pour ajouter une traçabilité, consulter son carnet de traçabilité et de se déconnecter.

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